Stolpersteile bei Teilzeitarbeit - was Arbeitgeber wissen müssen
Flexible Teilzeitmodelle sind gefragt und schaffen Chancen für den Arbeitsmarkt, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen. Grundsätzlich gelten alle arbeits-, arbeitsvertrags- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen auch für Teilzeitangestellte. In der Praxis führen jedoch Absenzen, Lohnfortzahlung und Versicherungen immer wieder zu Fragen. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Punkte kompakt und praxisnah zusammen.
Kurz zusammengefasst
- Ferien, Feiertage und Kurzabsenzen müssen sauber an das effektive Pensum geknüpft sein.
- Bei Krankheit und Unfall gilt die Lohnfortzahlungspflicht unabhängig vom Pensum. Entscheidend ist, wie viel Arbeit tatsächlich ausgefallen ist.
- Bei den Sozialversicherungen spielen Schwellenwerte für Teilzeitangestellte oft eine besondere Rolle.
1. Ferienanspruch korrekt berechnen
Am einfachsten legen Sie im Arbeitsvertrag den Ferienanspruch bezogen auf ein Vollzeitpensum fest und halten schriftlich fest, wie hoch der Anspruch im konkreten Teilzeitpensum ausfällt.
Beispiel
- Vollzeit: 5 Wochen Ferien entsprechen 25 Ferientagen.
- 60 Prozent Pensum: 60 Prozent von 25 Tagen entsprechen 15 Tagen.
Nimmt die Person eine Woche frei, werden 3 Tage vom Ferienguthaben abgezogen. - Alternativ kann der Ferienanspruch in Stunden geführt werden.
Arbeiten Teilzeitangestellte in mehreren Arbeitsverhältnissen, sollten Arbeitgeber nach Möglichkeit ermöglichen, dass Ferien zeitgleich bezogen werden können. Die Mitarbeitenden stellen die notwendigen Informationen rechtzeitig zu.
Wichtig: Ferien dienen der Erholung. Es ist nicht zulässig, während der Ferien entgeltlich für einen Dritten zu arbeiten.
2. Feiertage bei Teilzeit richtig handbaben
Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf einen Feiertag, wenn er in ihre planmässige Arbeitszeit fällt. Fällt der Feiertag auf einen Wochentag, an dem die Person normalerweise nicht arbeitet, besteht kein Anspruch auf Freizeit oder Lohn.
Beispiel
Arbeitet eine Mitarbeiterin regelmässig am Montag, wird ihr der Ostermontag so entschädigt, als hätte sie gearbeitet.
Besonderheit 1. August
Der Nationalfeiertag ist den Sonntagen gleichgestellt. Es besteht Lohnfortzahlungspflicht im Umfang des Beschäftigungsgrades.
Unregelmässige Einsatzpläne
Werden Einsätze monatlich festgelegt, gilt pro Feiertag, an dem die Person nicht eingesetzt wird, eine Entschädigung pro rata entsprechend dem durchschnittlichen Beschäftigungsgrad.
3. Krankheit und Unfall: Wie viele Stunden werden pro Tag gutgeschrieben
In der Praxis gibt es zwei zulässige Varianten. Aus Fairness‑ und Alltagssicht ist die zweite Variante zu empfehlen.
- Variante 1: Gutschrift der reduzierten Sollarbeitszeit gemäss Pensum. Nachteil: Bei wenigen Absenztagen entstehen leicht Minuszeiten und Krankmeldungen wären auch an arbeitsfreien Tagen nötig.
- Variante 2 (Empfehlung): Gutschrift der tatsächlich geplanten Arbeitszeit des betroffenen Tages. Dadurch entsteht keine Benachteiligung bei kurzen Absenzen und es braucht kein Arztzeugnis für arbeitsfreie Tage.
4. Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall
Sind Teilzeitbeschäftigte ohne eigenes Verschulden an der Arbeit verhindert, trifft den Arbeitgeber unabhängig vom Pensum die Lohnfortzahlungspflicht gemäss Art. 324a oder 324b OR. Das gilt ausdrücklich auch für Angestellte im Stundenlohn.
- Bei fixen Arbeitszeiten sind nur die effektiven Arbeitstage relevant.
- Bei unregelmässigen Zeiten ist massgeblich, wie viel Arbeit voraussichtlich angefallen wäre. Ist dies nicht bestimmbar, wird mit einer Hilfsrechnung ein wahrscheinlicher Lohn festgelegt, oft basierend auf einem Jahresdurchschnitt.
- Verpasste Arbeitszeit muss nicht nachgeholt werden.
Praxisbeispiele
- Monatslohn, Montag bis Mittwoch fix: Arbeitsunfähigkeit am Montag, Dienstag oder Mittwoch führt zur Lohnfortzahlung. Arbeitsunfähigkeit von Donnerstag bis Sonntag ist nicht relevant.
- Monatslohn, 60 Prozent unregelmässig: Bei einer Woche Krankheit erfolgt Lohnfortzahlung für die Woche. Bei drei Tagen, ohne dass klar ist, ob diese Arbeitstage gewesen wären, dient das 60‑Prozent‑Tagespensum als Hilfsrechnung.
- Stundenlohn, Montag und Freitag je 4 Stunden: Krankheit am Montag oder Freitag begründet Anspruch auf je 4 Stunden Lohnfortzahlung. Dienstag bis Donnerstag ist nicht relevant.
- Stundenlohn, sehr unregelmässig mit Monatsplan: Steht der Einsatzplan fest, ist die ausgefallene geplante Zeit geschuldet. Bei längerer Krankheit ohne Plan wird das Durchschnittseinkommen berechnet und in dieser Höhe entschädigt.
5. Kurzabsenzen: Hochzeit, Geburt, Todesfall, Arztbesuch und ähnliches
Die Gutschrift hängt vom Modell der Zeiterfassung ab:
- Fixe Arbeitstage erfasst: Fällt das Ereignis auf einen ordentlichen Arbeitstag, wird in diesem Umfang gutgeschrieben.
- Wöchentliche Sollzeit verteilt: Ereignisse werden im Umfang der reduzierten Sollarbeitszeit gutgeschrieben, unabhängig vom Wochentag.
Hinweis: Nicht dringliche Privatangelegenheiten wie Zahnarzt, Behördengänge oder Routinearzttermine sind grundsätzlich ausserhalb der Arbeitszeit zu erledigen, soweit zumutbar.
6. Sozialversicherungen: Wichtige Schwellenwerte im Blick behalten
Mehrere Sozialversicherungen kennen Eintritts‑ und Freigrenzen, die bei kleinen Pensen besonders ins Gewicht fallen:
- Unfallversicherung UVG: Unter 8 Stunden pro Woche besteht keine Deckung für Nichtberufsunfälle über den Arbeitgeber. Die NBU‑Deckung muss privat geregelt werden (Einschluss Unfall in der Krankenkasse). Hinweis: Arbeitet eine Person bei mehrere Arbeitgebern jeweils über 8 Stunden, so ist die NBU-Deckung bei allen Arbeitgebern pflichtig.
- Pensionskasse BVG: Liegt der Jahreslohn pro Arbeitgeber unter der BVG‑Eintrittsschwelle (2026: CHF 22'680), besteht keine obligatorische BVG‑Versicherung. Arbeitgeber können die Eintrittsschwelle freiwillig pensumsabhängig senken. Das gilt auch für den Koordinationsabzug.
- AHV/IV/EO/ALV: Bei geringfügigem Lohn (2026: Jahreslohn unter CHF 2'500) fallen Abgaben nur auf Verlangen der angestellten Person an. In Privathaushalten sind die Abgaben immer zu entrichten.
- Familienzulagen: Teilzeitangestellte erhalten die volle Zulage, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Mindesteinkommen pro Jahr oder pro Monat ist erforderlich.
- Erwerb im Rentenalter: Nach Erreichen des ordentlichen Rentenalters gilt ein monatlicher Freibetrag von CHF 1'400 (CHF 16'800 pro Jahr). Auf dem darüber liegenden Lohn sind AHV, IV und EO geschuldet. Eine ALV‑Versicherung besteht nicht mehr.
Praxis-Checkliste für Arbeitgeber
- Arbeitsvertrag: Ferienanspruch auf Vollzeit definieren und pro Pensum beziffern.
- Zeiterfassung: Klar regeln, ob mit fixen Arbeitstagen oder verteilter Sollzeit gearbeitet wird.
- Krankheit und Unfall: Interne Richtlinie zur Gutschrift der tatsächlich geplanten Arbeitszeit festhalten.
- Einsatzpläne: Vorausschauend planen und archivieren, damit Nachweise für Lohnfortzahlung vorliegen.
- Mehrfachbeschäftigung: Ferienkoordination ermöglichen und Informationspflicht der Mitarbeitenden schriftlich regeln.
- Sozialversicherungen: Schwellenwerte jährlich prüfen und das BVG‑Reglement auf pensumsabhängige Lösungen ausrichten.
